Confidentialitatea datelor HR in domeniul pharma

Piata Pharma in Romania are ca particularitate o crestere exponentiala in ultima vreme, ceea ce a creat o mare lipsa de specialisti, mai ales reprezentanti medicali.

Piata Pharma in Romania are ca particularitate o crestere exponentiala in ultima vreme, ceea ce a creat o mare lipsa de specialisti, mai ales reprezentanti medicali.

Aceste persoane trebuie sa cunoasca atat elemente de vanzare (tehnici de vanzare), cat si partea medicala, combinatie care se gaseste din ce in ce mai greu.

Procesul de recrutare este la fel pentru orice domeniu de activitate, el continand 4 mari etape: etapa de cautare, interviu telefonic, interviu si lista scurta prezentata beneficiarului (fie ca este companie de recrutare si beneficiarul este o alta firma, fie intern, beneficiarul fiind un manager dintr-unul dintre departamentele companiei). Din domeniul farmaceutic, companii cunoscute precum si o agentie de recrutare au ales sa foloseasca aplicatia pentru managementul procesului de recrutare Sincron, exact pentru a putea mapa intregul proces intern pe cele 4 mari etape amintite mai sus.

Sincron ajuta la consolidarea unei baze de date in care se pastreaza orice fel de informatii legate de istoricul unui candidat, de prezenta lui la interviuri in alte proiecte, introduce un sistem unic de comunicare cu candidatii si beneficiarii, ajuta la calculul costurilor de recrutare, introduce indicatori statistici, de eficienta, de evolutie si de activitate. Acesti indicatori, per ansamblu, pot face diferenta si pot aduce avantaj competitiv in piata Pharma, piata care este caracterizata printr-o dinamica extraordinara, Romania fiind pe locul 2 in lume la consumul de medicamente.

CONFIDENTIALITATEA DATELOR: ESENTIALA IN ACTIVITATEA DE RECRUTARE

Am participat recent la completarea unui audit de securitate a informatiilor in cadrul unui contract de externalizare de servicii IT. Am trecut in revista impreuna cu echipa dedicata proiectului toate aspectele posibil critice si metodele de diminuare a riscurilor aferente scurgerilor sau pierderilor accidentale de informatii. Rezultatul a fost departe de a fi multumitor, iar furnizorul a fost nevoit sa-si revizuiasca modul in care intelegea sa protejeze si sa manipuleze informatiile viitorului sau client.

Va recomand un astfel de exercitiu, indiferent de marimea organizatiei. La orice nivel, indiferent ca discutam de o companie ce ruleaza sute de milioane sau o agentie de recrutare cu 5 oameni care ruleaza cateva sute de mii de euro pe an, impactul scurgerilor de informatii poate insemna pierderi, PR negativ sau scaderea cifrei de afaceri.

PIERDUT BAZA DE DATE CANDIDATI. GASITORULUI RECOMPENSA?

Imi doresc sa va fi pus de multe ori aceasta problema – oare cand au fost trimise ultima oara bazele mele de candidati catre unul dintre competitorii din piata? In recrutare, mai ales in cazul agentiilor specializate pe executive search sau head-hunting pentru pozitii de specialisti, pastrarea confidentialitatii informatiilor este una dintre cheile succesului. Dar exact acelasi lucru este va labil in cadrul departamentului de Resurse Umane al unei companii din pharma, care face screening activ pentru a-si construi baza de date cu potentiali angajati. Pierderea acestor informatii este echivalenta cu pierderea unui avantaj competitiv – iar pierderea lor in favoarea unui competitor va duce la agravarea situatiei.

UN ALT PUNCT DE VEDERE

Va invit sa facem o paralela cu lumea recrutarii in pharma si sa identificam impreuna diferentele. Plecarea unui specialist in recrutare dintr-o companie in alta va lasa in urma o baza de date de candidati.

Daca aceasta este bine intretinuta, eventual se afla intr-un sistem omogen care pastreaza istoricul participarii candidatilor in diferite proiecte de recrutare – va putea fi preluata foarte usor de echipa sau de noul recrutor.

Nu exista relatii personale care trebuie pastrate, exista doar o cantitate de informatie utila, valoroasa, care trebuie gestionata. Faceti o paralela si ganditi-va la importanta datelor contabile dintr-un sistem ERP si veti avea o masura a valorii datelor referitoare la candidati.

Concluzia: datele candidatilor trebuie sa ramana confidentiale

Cum ne asiguram ca datele sunt si raman confidentiale si, mai important, raman doar in curtea proprietarului? Raspunsurile sunt multiple. Putem porni de la procedurizare si respectarea unui regim de inalta securitate, putem introduce restrictii in accesarea tuturor datelor si auditarea accesului la fiecare inregistrare. Aceasta presupune o oarecare rigoare si restrictionare a accesului, privita cu indoieli pe termen scurt, dar castigatoare pe termen lung.

In oricare situatie, primul pas este sa renuntam la pastrarea CV-urilor in soft-ul de email (fie el Outlook sau Gmail); sau, daca nu renuntam, as zice sa fim constienti ca nu avem nici cel mai mic control asupra datelor. Al doilea pas ar putea fi centralizarea pe un server si folosirea unui sistem de drepturi de acces. In fazele ulterioare, putem lua in calcul utilizarea unui soft de management al procesului de recrutare, dar acest lucru trebuie sa se intample doar dupa ce avem pus la punct un proces si suntem constienti de valoarea informatiilor pe care le vehiculam.