Informatizarea farmaciilor – un avantaj competitiv puternic

Lanturile de farmacii care au inceput sa apara in Romania pe
la jumatatea anilor ’90 au castigat treptat teren in fata farmaciilor
traditionale prin realizarea de investitii importante in sensul
informatizarii acestora.

Lanturile de farmacii care au inceput sa apara in Romania pe
la jumatatea anilor ’90 au castigat treptat teren in fata farmaciilor
traditionale prin realizarea de investitii importante in sensul
informatizarii acestora.

Implementarea unui sistem informatic integrat
intr-un lant de farmacii ofera un avantaj
competitiv puternic pentru acestea, beneficiile sunt majore si se reflecta pe mai multe
planuri. Pe langa facilitarea procesului managerial
prin suportul decizional pe care il asigura,
solutia IT implementata contribuie foarte mult
si la imaginea companiei in fata clientilor, datorita
posibilitatii de deservire prompta.

Comparativ cu farmaciile cu circuit deschis,
unitatile sanitare sunt informatizate in
proportie scazuta, din acest motiv o serie de
firme producatoare de software sunt din ce in
ce mai interesate de aceasta piata. Platforma
integrata Hipocrate, destinata managementului
activitatii medicale, este una dintre solutiile
care ar putea reduce la minimum birocratia,
eficientizand astfel actul medical.

Implementarea sistemului
Hipocrate Diabet la Constanta –
cel mai reprezentativ exemplu
de management al stocurilor de
medicamente

” Platforma Hipocrate a fost implementata
cu succes in diverse unitati sanitare, insa poate
cea mai mare realizare a noastra este implementarea
sistemului expert Hipocrate Diabet, derivat din sistemul informatic
Hipocrate, in judetul Constanta. Am avut oportunitatea
sa demonstram abilitatile de a integra
si adapta platforma Hipocrate in conditii
cu totul noi „, a declarat Bogdan Savu, director
executiv RSC.

Programul Hipocrate Diabet a fost implementat
in centrele de profi l din judetul
Constanta in conditiile unei crize a sistemului
medical. Principalele coordonate ale acestei
situatii au fost: lipsa medicamentelor, costurile
ridicate ale acestora, corelate cu consumurile
foarte mari si, nu in ultimul rand, cozile interminabile
de la ghiseele farmaciilor autorizate.
In toamna anului 2005, compania RSC a primit
o cerere de a informatiza Programul National
de Diabet in judetul Constanta, cu scopul de a
oferi date utile in vederea reglarii necesarului
de finantare pentru acest program. ” In urma
unei analize aprofundate, realizata cu sprijinul
medicilor din Centrul de Diabet Constanta,
am ajuns la concluzia ca programul este mult
mai amplu – punctul nevralgic al acestui program
era tocmai predictibilitatea si repetitivitatea.
Acest caracter repetitiv facea ca orice problema
minora intr-o anumita perioada sa se
amplifice exponential in perioadele urmatoare,
daca ar fi ramas nerezolvata „, declara directorul
executiv RSC.

Implementarea sistemului expert Hipocrate
Diabet in judetul Constanta s-a realizat intr-o
perioada scurta de timp, avand in vedere dimensiunea
si amploarea acestui proiect. Primele
beneficii ale implementarii au fost obtinute
dupa doar o luna de la punerea in functiune
a sistemului. Astfel, s-a realizat monitorizarea
retetelor de diabet eliberate si s-a creat prima
baza de date electronice a pacientilor diabetici
inregistrati in judetul Constanta. La un an de la
introducerea programului in Centrul de Diabet
Constanta, cheltuielile au scazut cu aproximativ
30%, iar fluxul de medicamente si alte materiale
s-a imbunatatit semnifi cativ. In prezent,
la nivel national, medicamentele se distribuie
prin farmaciile cu circuit deschis, ceea ce a generat
o crestere alarmanta a costurilor, in medie
de 70% la nivel national, cu o singura
exceptie: Constanta. Aici costurile nu numai ca
nu au crescut, dar au si scazut usor. De altfel,
analizand costurile globale pe o perioada lunga
de timp, s-a constat ca, in prima faza, toti indicatorii
s-au aliniat la recomandarile legislative,
iar in faza urmatoare, desi ele explodau peste
tot in tara, indicatorii financiari au intrat intr-o
scadere usoara, dar continua.

” Principalele beneficii ale implementarii
programului Hipocrate Diabet in centrele
din Constanta sunt: evidenta mai buna a
pacientilor, faptul ca stim exact numarul lor
si tipul de medicatie prescris. De asemenea,
raportarile catre Casa Judeteana de Asigurari
de Sanatate se fac intr-un timp mult mai scurt „,
a declarat dr. Ana-Maria Mateescu, responsabil
Program Diabet pe judetul Constanta.

In urma implementarii sistemului expert
Hipocrate Diabet, pacientii au avut parte de
un serviciu medical rapid. Cozile la farmacii
au fost reduse iar timpul petrecut in cabinet
a fost optimizat, astfel rezolvandu-se una din
marile probleme care implica birocratia si lipsa
fluiditatii parcurgerii etapelor implicate in acest
proces.

Sistemul expert Hipocrate Diabet a pus la
dispozitia utilizatorilor un set de instrumente
pentru managementul retetelor – eliberare,
urmarire, raportare – instrumente care ajuta
medicul specialist sa regaseasca foarte repede
informatia de care are nevoie, eliminand astfel
eventualele blocaje.

Modulul Farmacie – parte integranta
a platformei Hipocrate

Platforma medicala integrata Hipocrate
– destinata managementului activitatii unei
unitati medicale – permite prelucrarea automata
si centralizata a informatiilor despre
pacienti, urmarirea electronica a starii
de sanatate a pacientului pe parcursul mai
multor examinari in cadrul unui spital, precum
si fluidizarea circulatiei informatiei
intre sectiile spitalului. In consecinta, activitatea
este eficientizata, iar managementul
spita lului este centralizat si automatizat. ” In
plus, Hipocrate este un sistem configurabil,
deci extensibil, bazat pe tehnologia web,
iar securitatea datelor conduce la reducerea
substantiala a erorilor umane „, a conchis directorul
executiv RSC.

Implementarea acestui sistem informatic
aduce integrarea si interconectarea tuturor
activitatilor medicale si activitatilor conexe
de management ale institutiei medicale. Prin
implementarea acestui program, managerii
institutiilor pot urmari consumurile de materiale
generate de diverse sectii in timp real, ceea
ce permite aprovizionarea pe termen scurt si
eliminarea stocurilor create in unitate.
Hipocrate are 8 module principale – Fisier,
Laborator, Imagistica Medicala, Farmacie, Bloc
Alimentar, Financiar-contabil, Statistica si Raportare
si Arhivare, care pot fi implementate
integrat sau in diferite combinatii.
Prin implementarea modulului Farmacie,
fluxul de medicamente este gestionat direct
din sectie pentru fiecare pacient, pe toata durata
tratamentului. Stocurile de medicamente sunt gestionate cantitativ valoric si reactualizate
intr-un proces continuu, lista acestora
fiind in conformitate cu prevederile Ministerului
Sanatatii Publice si Casei Nationale de
Asigurari de Sanatate.

Modulul Farmacie a fost implementat in diverse
unitati medicale spitalicesti – de la unitatile
cele mai mari, de peste 1.400 de paturi, la cele
mai mici, de pana la 100 de paturi. ” Produsul
nostru se adreseaza in special spitalelor, pentru
ca acolo conditiile de exploatare sunt cele mai
complexe „, a afirmat Bogdan Savu. ” Insa, pentru
ca este un produs flexibil si care are numeroase
functionalitati, modulul Farmacie poate
fi implementat cu succes si in farmaciile cu circuit
deschis „, a adaugat acesta.

In urma implementarii modulului Farmacie,
activitatea medicala este optimizata, datorita
gestionarii eficiente a stocurilor de medicamente.
” Ulterior implementarii am primit de la
clienti un feedback pozitiv, volumul de munca
s-a micsorat considerabil, iar orice greseala in
eliberarea medicamentelor este prompt semnalata
de program „, a declarat Bogdan Savu.

Beneficiile implementarii
modulului Farmacie

Managementul centralizat al stocurilor pe
gestiuni constituie unul dintre cele mai importante
beneficii aduse o data cu implementarea
modului Farmacie. Acest tip de management
ofera informatii in timp real si posibilitatea
accesarii din mai multe locatii a unei baze de
date unice de medicamente, impartite pe gestiuni.
Modulul Farmacie permite efectuarea
unor rapoarte in conformitate cu cantitatile
exis tente si cu consumurile efectuate.

In urma implementarii modului Farmacie
benefi ciaza medicii, personalul din farmacie,
managementul spitalului si, evident, pacientii.

1. Medicul este ajutat in activitatea de prescriere
   a medicamentelor de o serie de instrumente
   special dezvoltate pentru a-i facilita
   modalitatea de utilizare a programului. In momentul
   prescrierii, medicul poate cauta un medicament
   dupa toate caracteristicile relevante
   ale acestuia: nume, substanta activa, grupa de
   tratament. De asemenea, pentru fiecare medicament
   individual sunt efectuate conversii automate.
   De exemplu, un medicament este livrat
   de furnizor in ambalaje de cate 5 bucati sau fiole, acesta este pastrat in farmacie sub forma
   de bucati sau fiole, dar este distribut bolnavului
   sub forma de unitati internationale de masura.
   Prin intermediul programului, medicul este interesat
   numai de administrarea in mod stiintific
   a medicamentului, respectiv de cantitatea de
   unitati internationale care se administreaza bolnavului,
   fara a mai calcula de cate fi ole ar avea
   nevoie din farmacie. De asemenea, in contextul
   actual al contractelor de management pe
   fiecare sectie din spital, medicul este pe deplin
   informat asupra parametrilor de gestiune
   ai medicamentului. El detine informatii legate
   de cantitatea disponibila in stoc pentru fiecare
   medicament precum si informatii despre pretul
   de intrare al medicamentului. Astfel, poate decide
   si din punct de vedere financiar ce tip de
   medicament administreaza pacientului.
2. Activitatea de management a gestiunii
   de farmacie este acum integrata, existand o
   serie de instrumente specifice care elimina
   redundanta activitatilor. In primul rand, prescrierile
   medicilor din fiecare sectie ajung direct
   si fara nici un intermediar in farmacie. Astfel,
   farmacia nu va mai introduce la randul ei
   condica in calculator, ci o va gasi direct completata
   de catre medicii de pe sectii. In activitatea
   curenta se pot evidentia mai multe gestiuni,
   chiar medicii din fiecare sectie putand prescrie
   medicamentele existente numai in gestiunile cu
   care au dreptul sa lucreze. Astfel, modulul beneficiaza de o flexibilitate maxima in a se adapta
   cerintelor activitatii fiecarui spital in parte,
   fie el de 100 sau 1.600 de paturi. Prin implementarea
   acestui program informatic utilizatorii
   lucreaza cu perioade de gestiune, identice
   perioadelor contabile. Astfel, modulul prezinta
   o lista impresionanta de rapoarte din care nu
   lipsesc balantele cantitativ valorice, borderouri
   justificative cat si rapoarte de distributie a valorii
   medicamentelor eliberate pe fiecare sectie.
   Sunt incluse aici si cazurile speciale ale sectiilor
   de terapie intensiva, care isi distribuie sumele
   catre sectiile clinice prin care un pacient a trebuit
   sa treaca.
3. Managementul spitalului cunoaste in
   orice moment, pe fiecare condica, ce medicament
   a fost prescris de catre ce medic,
   cand si de catre ce farmacist a fost eliberat.
   Avand disponibila evidenta la nivel maxim
   analitic, managementul spitalului primeste
   informatii detaliate despre necesarul de
   finantare, viteza de consum a stocurilor,
   care sunt medicamentele cu cel mai mare
   consum si pe ce sectii.
4. Beneficiarul cel mai important este pacientul.
   Astfel, prin integrarea in totalitate a
   activitatilor directe si indirecte, specifice farmaciei,
   se obtin beneficii ce reflecta imbunatatirea
   calitatii tratamentului. Traseul comanda medicament
   – achizitie – consum per pacient este
   fluidizat, iar medicamentul ajunge mai repede
   si mai usor la pacient. Prin optimizarea tratamentelor
   si prin micsorarea stocurilor reale, se
   efectueaza importante reduceri de costuri, mai
   multe medicamente fiind disponibile pentru
   mai multi pacienti.

Implementarea modului
Farmacie

Implementarea acestui modul, necesita
un interval de timp cuprins intre una si doua
saptamani – depinde de dimensiunea farmaciei.
Insa, pentru ca etapa de implementare sa
fie completa, aceasta se poate prelungi pana la
o luna in vederea obtinerii primelor situatii relevante,
cum ar fi balanta cantitativ-valorica.

” Pentru implementarea in farmacii foarte
mari, cum este cea a Spitalului Judetean
Constanta, unde sunt identificate peste 120
de gestiuni diferite, am obtinut timpi record de
pana in doua saptamani „, a declarat Savu.
Beneficiile sunt resimtite inca din prima
luna, prin controlul castigat asupra situatiilor
medicamentelor: urmarirea documentelor
emise (condici, retete, situatii si rapoarte),
urmarirea istoricului medicatiei pacientilor si,
nu in ultimul rand, analiza consumurilor realizate.
” Exista si alte beneficii, precum cele culturale
si cele organizationale. Un beneficiu
imens din categoria celor organizationale
este standardizarea si fluidizarea sistemului
informational al clientilor nostri. O informatie
corecta si completa, care este obtinuta la timp,
este esentiala in luarea deciziilor manageriale.

Pe de alta parte, efortul de a schimba culturile
in organizatiile mari cum sunt spitalele,
este un efort de lunga durata care trebuie executat
constant „, a afirmat directorul executiv
RSC. ” In medie, un spital se schimba esential
intre 6 luni si un an de la momentul primei
balante in farmacie. Unul din motivele noastre
de mandrie este ca aceasta schimbare este permanenta „,
a adaugat acesta.

Implementarea modului Farmacie
faciliteaza transferul de date
intre farmacii si CNAS

Transferul de date intre farmacii si CNAS
se face utilizand mecanisme puse la dispozitie
de catre CNAS. Modulul Farmacie a inglobat
aceste mecanisme in cadrul programului.
Totodata, exista un modul de transfer
automat de date, care poate fi implementat
si care asigura sincronizarea in timp real
cu o baza de date centrala, cea a CNAS.

Informatiile sunt verificate inainte de a fi trimise,
sunt apoi corectate si criptate in formate
speciale, fiind apoi decriptate de casele
de asigurari. In cazuri speciale, se pot verifica plafoanele si incadrarea in contractele sau
bugetele existente.